Un.e assistant.e administratif
19 décembre 2025
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Rattachement hiérarchique
- Sous l’autorité de la Responsable RH
- En lien fonctionnel avec : Encadrants de service, équipe RH, Accueil, IDE et équipes soignantes.
- En lien externe avec les services de transport
Missions principales
- Gestion des plannings et des absences des professionnels
- Assurer la réception et le traitement rapide des signalements d’absences imprévues (maladie, imprévu, etc.) pour l’ensemble de la structure.
- Rechercher des solutions de réorganisation temporaire et de continuité des services (renfort interne, recherche de remplacement).
- Poster les missions Hublo et gérer les annulations
- Prise de contact avec les remplaçants
- Mettre à jour les absences dans le logiciel E-connection
- Informer les encadrants et le service des Ressources Humaines
- Assurer l’accueil et l’intégration des nouveaux professionnels
- Assurer l’accueil et l’intégration des nouveaux professionnels CDD/HUBLO (Transmission des codes d’accès, tenues, organisation de l’arrivée, etc …)
- Participation à la gestion du recrutement des CDD/Hublo
- Participer à la rédaction et diffusion des offres
- Sourcing et tri des CV
- Réalisation des pré-entretiens de recrutement
- Gestion des documents administratifs
- Gestion des rendez-vous médicaux des résidents et organisation des transports médicaux
Gestion des rendez-vous médicaux
- Centraliser les demandes de rendez-vous médicaux émanant des services et des IDE.
- Prendre les rendez-vous auprès des cabinets médicaux, hôpitaux et spécialistes selon les besoins identifiés.
- Tenir à jour un tableau de suivi des rendez-vous médicaux (dates, spécialités, comptes rendus attendus, etc.).
- Relancer si nécessaire pour les retours de comptes rendus médicaux.
- Scanner les comptes rendus médicaux sur le logiciel net soin
Organisation des transports médicaux
- Identifier le type de transport adapté (VSL, ambulance, taxi conventionné) selon les prescriptions médicales.
- Planifier les transports auprès des prestataires agréés.
- Assurer le suivi administratif : bons de transport, justificatifs, facturation.
- Veiller à la coordination horaire entre rendez-vous médicaux et disponibilités des prestataires.
- Être l’interlocuteur privilégié des sociétés de transport.
Missions complémentaires
- Participation à l’amélioration continue des procédures administratives.
Compétences et qualités requises
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels internes (notamment gestion du temps de travail).
- Qualités relationnelles, diplomatie et réactivité.
- Connaissance du fonctionnement des établissements médico-sociaux / sanitaires.
- Rigueur, sens de l’organisation et gestion des priorités.
- Capacité à travailler en transversalité avec de multiples interlocuteurs.
Profil recherché
- Formation administrative (niveau Bac à Bac+2).
- Expérience souhaitée dans un poste de secrétariat ou gestion RH.
Conditions d’exercice
- Poste à temps plein
- Horaires du lundi au vendredi
- Lieu d’exercice : Maison de Moncontour 1 place du Chauchix 22510 MONCONTOUR
Pour postuler remplissez le formulaire ci-dessous